Regulamin

Data obowiązywania: 13.06.2026 r.

1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z aplikacji internetowej Complaio dostępnej pod adresem https://complaio.com, w tym zasady zakładania Konta, korzystania z Usługi, płatności, odpowiedzialności oraz rozwiązywania Umowy.
  2. Operatorem Usługi jest Aleksy Jezierski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Aleksy Jezierski Complaio, ul. Augustyna Szamarzewskiego 21/2, 60-514 Poznań, NIP: 7792589873, REGON: 541989621, e-mail: hello@complaio.com.
  3. Complaio jest usługą świadczoną drogą elektroniczną w modelu SaaS, przeznaczoną do obsługi procesów reklamacji, zwrotów, zgłoszeń oraz powiązanej komunikacji w sklepach internetowych i innych przedsiębiorstwach.
  4. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców i podmiotów korzystających z niej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
  5. Akceptując Regulamin, Użytkownik oświadcza, że zawiera Umowę jako przedsiębiorca, a Umowa ma dla niego charakter zawodowy, wynikający w szczególności z przedmiotu prowadzonej działalności.
  6. Jeżeli osoba zamierzająca korzystać z Usługi nie spełnia warunków wskazanych powyżej, nie powinna zakładać Konta ani korzystać z Usługi.

2. Definicje

  1. Operator – Aleksy Jezierski Complaio.
  2. Complaio lub Usługa – aplikacja internetowa dostępna pod adresem https://complaio.com, służąca do obsługi reklamacji, zwrotów, zgłoszeń, statusów spraw, komunikacji oraz powiązanych procesów e-commerce.
  3. Serwis – strona internetowa i aplikacja Complaio.
  4. Użytkownik – przedsiębiorca korzystający z Usługi.
  5. Klient końcowy – osoba, której dane lub zgłoszenie są obsługiwane przez Użytkownika przy pomocy Complaio.
  6. Konto – indywidualne konto Użytkownika w Complaio.
  7. Administrator Konta – osoba uprawniona do zarządzania Kontem po stronie Użytkownika.
  8. Plan Abonamentowy – wybrany wariant odpłatnego korzystania z Usługi, opisany w Cenniku.
  9. Cennik – informacje o cenach i parametrach Planów Abonamentowych dostępne pod adresem https://complaio.com/cennik.
  10. Okres Próbny – bezpłatny okres korzystania z Usługi trwający 30 dni, chyba że Operator wskaże inaczej.
  11. Okres Abonamentowy – okres, za który Użytkownik opłacił korzystanie z Usługi.
  12. Regulamin – niniejszy dokument.
  13. Umowa – umowa o świadczenie Usługi zawarta między Operatorem a Użytkownikiem na podstawie Regulaminu.

3. Zakres Usługi

  1. Complaio umożliwia Użytkownikowi obsługę reklamacji, zwrotów, zgłoszeń, statusów spraw, komunikacji z klientami końcowymi oraz organizację danych związanych z takimi procesami.
  2. Usługa może obejmować w szczególności:
    • tworzenie i obsługę zgłoszeń;
    • przechowywanie danych zgłoszeń;
    • obsługę załączników;
    • statusy i historię spraw;
    • konfigurację formularzy lub procesów;
    • integracje z WooCommerce, WordPress, SMTP, PayU oraz innymi systemami;
    • funkcje raportowe i organizacyjne.
  3. Complaio jest narzędziem technicznym i organizacyjnym. Operator nie świadczy za jego pomocą usług prawnych, doradztwa konsumenckiego, podatkowego ani księgowego.
  4. Użytkownik samodzielnie odpowiada za treść decyzji podejmowanych wobec swoich klientów końcowych, w tym za uznanie lub odrzucenie reklamacji, zwrotu albo innego zgłoszenia.

4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Usługi wymagane są:
    • dostęp do Internetu;
    • aktualna przeglądarka internetowa obsługująca HTML5, CSS3, JavaScript i cookies;
    • aktywny adres e-mail;
    • urządzenie umożliwiające korzystanie z aplikacji internetowych.
  2. Użytkownik odpowiada za zapewnienie po swojej stronie odpowiedniego sprzętu, oprogramowania, połączenia internetowego oraz konfiguracji systemów zewnętrznych.
  3. Operator nie odpowiada za brak możliwości korzystania z Usługi wynikający z problemów technicznych po stronie Użytkownika lub dostawców Użytkownika.

5. Rejestracja i Konto

  1. Korzystanie z Usługi wymaga założenia Konta.
  2. Podczas rejestracji Użytkownik podaje co najmniej adres e-mail i hasło, a w przypadku korzystania z płatnego Planu Abonamentowego także dane niezbędne do rozliczeń, w szczególności nazwę firmy, NIP i adres.
  3. Użytkownik zobowiązuje się podawać dane prawdziwe, aktualne i zgodne z prawem.
  4. Użytkownik odpowiada za zachowanie poufności loginu i hasła oraz za wszystkie działania wykonane przy użyciu Konta.
  5. Użytkownik powinien niezwłocznie poinformować Operatora o podejrzeniu nieuprawnionego dostępu do Konta.
  6. Operator może odmówić założenia Konta, zawiesić Konto lub usunąć Konto, jeżeli Użytkownik narusza Regulamin, przepisy prawa, dobre obyczaje, bezpieczeństwo Usługi albo prawa osób trzecich.

6. Okres Próbny

  1. Operator może udostępnić Użytkownikowi bezpłatny Okres Próbny trwający 30 dni.
  2. Okres Próbny służy wyłącznie do przetestowania Usługi.
  3. Po zakończeniu Okresu Próbnego dalsze korzystanie z Usługi wymaga wyboru Planu Abonamentowego i dokonania płatności.
  4. Operator może ograniczyć możliwość wielokrotnego korzystania z Okresu Próbnego przez tego samego Użytkownika lub podmioty powiązane.
  5. Operator może zakończyć Okres Próbny ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Użytkownik narusza Regulamin lub wykorzystuje Okres Próbny niezgodnie z jego celem.

7. Abonamenty, płatności i faktury

  1. Korzystanie z Usługi po Okresie Próbnym jest odpłatne.
  2. Aktualne ceny i zakres Planów Abonamentowych znajdują się w Cenniku pod adresem https://complaio.com/cennik.
  3. Płatności są dokonywane z góry za wybrany Okres Abonamentowy.
  4. Usługa działa w modelu prepaid. Brak płatności za kolejny Okres Abonamentowy może skutkować ograniczeniem, zawieszeniem lub zakończeniem dostępu do Usługi.
  5. Płatności mogą być obsługiwane za pośrednictwem PayU lub innymi metodami wskazanymi przez Operatora.
  6. PayU może działać jako niezależny dostawca usług płatniczych i niezależny administrator danych w zakresie obsługi płatności.
  7. Ceny wskazane w Cenniku są cenami netto, chyba że przy danej cenie wyraźnie wskazano inaczej.
  8. Operator wystawia faktury zgodnie z obowiązującymi przepisami.
  9. Zmiana Planu Abonamentowego na wyższy może wymagać dopłaty. Zmiana Planu Abonamentowego na niższy jest skuteczna od kolejnego Okresu Abonamentowego, chyba że Operator postanowi inaczej.
  10. Rezygnacja z Usługi w trakcie opłaconego Okresu Abonamentowego nie powoduje obowiązku zwrotu opłaty za niewykorzystaną część tego okresu.
  11. Użytkownik może korzystać z Usługi do końca opłaconego Okresu Abonamentowego, chyba że Umowa zostanie rozwiązana wcześniej z powodu naruszenia Regulaminu.

8. Integracje

  1. Complaio może umożliwiać integrację z systemami zewnętrznymi, w szczególności WooCommerce, WordPress, SMTP, PayU oraz innymi narzędziami e-commerce lub API.
  2. Użytkownik odpowiada za poprawną konfigurację systemów zewnętrznych, wtyczek, kont, kluczy API, poczty e-mail, formularzy i uprawnień.
  3. Operator nie odpowiada za awarie, ograniczenia, zmiany, błędy ani niedostępność systemów zewnętrznych, w tym WooCommerce, WordPress, dostawców hostingu, poczty, płatności lub API.
  4. Operator może czasowo ograniczyć lub wyłączyć integrację, jeżeli zagraża ona bezpieczeństwu Usługi, narusza Regulamin, generuje nadmierne obciążenie lub powoduje ryzyko naruszenia prawa.
  5. Użytkownik odpowiada za legalność, poprawność i zakres danych przekazywanych do Complaio przez integracje.

9. Dane, treści i załączniki Użytkownika

  1. Użytkownik może wprowadzać do Complaio dane dotyczące reklamacji, zwrotów, zgłoszeń, zamówień, klientów końcowych oraz załączniki.
  2. Użytkownik oświadcza, że posiada podstawę prawną do wprowadzania tych danych do Complaio i korzystania z nich w ramach Usługi.
  3. Użytkownik odpowiada za treść, legalność, kompletność i prawidłowość danych, zgłoszeń, wiadomości, dokumentów i załączników.
  4. Zabronione jest przesyłanie do Complaio treści:
    • bezprawnych;
    • naruszających prawa osób trzecich;
    • zawierających złośliwe oprogramowanie;
    • służących do phishingu, spamu lub nadużyć;
    • nadmiarowych względem celu obsługi zgłoszenia;
    • zawierających szczególne kategorie danych osobowych, jeżeli nie jest to konieczne i zgodne z prawem.
  5. Operator nie ma obowiązku aktywnego monitorowania danych i treści Użytkownika, ale może reagować na zgłoszenia naruszeń, nadużycia lub zagrożenia bezpieczeństwa.
  6. Operator może usunąć lub zablokować treści, jeżeli uzna, że naruszają Regulamin, prawo, prawa osób trzecich lub bezpieczeństwo Usługi.

10. Odpowiedzialność Użytkownika

  1. Użytkownik odpowiada za korzystanie z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem, dokumentacją i przeznaczeniem Usługi.
  2. Użytkownik odpowiada w szczególności za:
    • zgodność obsługi reklamacji i zwrotów z prawem;
    • komunikację z klientami końcowymi;
    • decyzje podejmowane wobec klientów końcowych;
    • treść wiadomości, formularzy i odpowiedzi;
    • dane i załączniki wprowadzane do Complaio;
    • konfigurację integracji;
    • uzyskanie wymaganych zgód, podstaw prawnych i obowiązków informacyjnych wobec klientów końcowych.
  3. Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Operatora z odpowiedzialności w zakresie roszczeń osób trzecich wynikających z bezprawnego lub nieprawidłowego korzystania z Usługi przez Użytkownika.

11. Własność intelektualna

  1. Wszelkie prawa do Complaio, w tym do kodu, interfejsu, grafiki, baz danych, dokumentacji, know-how, nazw, znaków i elementów funkcjonalnych, przysługują Operatorowi lub jego licencjodawcom.
  2. Użytkownik otrzymuje niewyłączną, nieprzenoszalną, ograniczoną czasowo licencję na korzystanie z Usługi wyłącznie w okresie obowiązywania Umowy i wyłącznie na potrzeby własnej działalności.
  3. Użytkownik nie może:
    • kopiować, modyfikować ani rozpowszechniać Complaio;
    • udostępniać Usługi osobom nieuprawnionym;
    • odsprzedawać dostępu do Usługi;
    • obchodzić zabezpieczeń;
    • podejmować prób reverse engineering;
    • tworzyć produktu konkurencyjnego na podstawie dostępu do Complaio, jego funkcji, struktury lub dokumentacji.
  4. Dane wprowadzone przez Użytkownika pozostają danymi Użytkownika lub jego klientów, z zastrzeżeniem praw Operatora do Usługi jako systemu.

12. Dostępność, przerwy techniczne i bezpieczeństwo

  1. Operator świadczy Usługę z należytą starannością, w modelu best effort, bez gwarancji określonego poziomu dostępności, chyba że odrębna umowa stanowi inaczej.
  2. Operator może prowadzić prace serwisowe, konserwacyjne, aktualizacyjne lub modernizacyjne, które mogą powodować czasową niedostępność Usługi.
  3. Operator będzie starał się planować przerwy techniczne w sposób możliwie najmniej uciążliwy dla Użytkowników.
  4. Operator nie odpowiada za niedostępność Usługi spowodowaną:
    • siłą wyższą;
    • awariami Internetu;
    • działaniem dostawców zewnętrznych;
    • awariami systemów Użytkownika;
    • cyberatakami;
    • nieprawidłową konfiguracją po stronie Użytkownika;
    • działaniami lub zaniechaniami Użytkownika.
  5. Operator może czasowo ograniczyć dostęp do Usługi, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa, stabilności lub ochrony danych.

13. Ograniczenie odpowiedzialności Operatora

  1. Operator odpowiada wobec Użytkownika wyłącznie za normalne, rzeczywiste szkody poniesione z winy Operatora.
  2. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo Operator nie odpowiada za:
    • utracone korzyści;
    • utratę przychodów;
    • utratę klientów;
    • szkody pośrednie;
    • decyzje Użytkownika wobec klientów końcowych;
    • treści i dane wprowadzone przez Użytkownika;
    • błędy w konfiguracji integracji;
    • skutki korzystania z zewnętrznych systemów;
    • przerwy wynikające z działania dostawców zewnętrznych.
  3. Łączna odpowiedzialność Operatora wobec Użytkownika z tytułu Umowy jest ograniczona do wysokości opłat netto zapłaconych przez Użytkownika za ostatnie 3 miesiące korzystania z Usługi.
  4. Ograniczenia odpowiedzialności nie mają zastosowania w zakresie, w jakim ich wyłączenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

14. Zawieszenie Konta i rozwiązanie Umowy

  1. Użytkownik może zakończyć korzystanie z Usługi poprzez usunięcie Konta z panelu lub kontakt z Operatorem.
  2. Usunięcie Konta nie powoduje zwrotu opłat za niewykorzystaną część Okresu Abonamentowego.
  3. Operator może zawiesić Konto lub rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Użytkownik:
    • narusza Regulamin;
    • narusza przepisy prawa;
    • nie dokonuje płatności;
    • działa na szkodę Operatora lub innych użytkowników;
    • zagraża bezpieczeństwu Usługi;
    • przesyła złośliwe pliki;
    • wykorzystuje Usługę do spamu, phishingu lub innych nadużyć;
    • narusza prawa osób trzecich;
    • podaje nieprawdziwe dane.
  4. Po zakończeniu Umowy Użytkownik traci dostęp do Konta i Usługi, z zastrzeżeniem zasad eksportu danych.

15. Eksport i usunięcie danych po zakończeniu Umowy

  1. Po zakończeniu Umowy Użytkownik powinien wyeksportować dane z Complaio.
  2. Operator może umożliwiać eksport danych przez okres 90 dni od zakończenia Umowy, o ile Konto nie zostało usunięte z powodu poważnego naruszenia Regulaminu lub prawa.
  3. Po upływie 90 dni Operator może usunąć lub zanonimizować dane operacyjne powiązane z Kontem.
  4. Operator może zachować dane, których dalsze przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa, rozliczenia, bezpieczeństwo, obronę przed roszczeniami lub dochodzenie roszczeń.
  5. Usunięcie Konta nie obejmuje danych, które Operator musi przechowywać na podstawie obowiązujących przepisów.

16. Dane osobowe i powierzenie przetwarzania

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych przez Operatora jako administratora określa Polityka prywatności dostępna pod adresem https://complaio.com/polityka-prywatnosci/.
  2. W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Complaio dane swoich klientów końcowych, Użytkownik pozostaje administratorem tych danych, a Operator działa jako podmiot przetwarzający.
  3. Szczegółowe zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem https://complaio.com/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych/. Umowa ta stanowi integralną część Regulaminu i jest zawierana pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem z chwilą akceptacji Regulaminu, rejestracji Konta, rozpoczęcia korzystania z funkcji Complaio wymagających przetwarzania danych klientów końcowych albo zawarcia umowy o korzystanie z Complaio.
  4. Użytkownik zobowiązuje się posiadać odpowiednie podstawy prawne do przekazywania danych do Complaio oraz spełnić wobec osób, których dane dotyczą, wymagane obowiązki informacyjne.
  5. Akceptując Regulamin, Użytkownik akceptuje również Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim korzysta z Complaio do przetwarzania danych swoich klientów końcowych, pracowników, współpracowników lub innych osób wprowadzanych do Usługi.

17. Reklamacje dotyczące Usługi

  1. Reklamacje dotyczące działania Complaio można składać na adres e-mail hello@complaio.com.
  2. Reklamacja powinna zawierać:
    • dane Użytkownika;
    • adres e-mail Konta;
    • opis problemu;
    • datę wystąpienia problemu;
    • ewentualne zrzuty ekranu lub informacje techniczne.
  3. Operator rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
  4. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga dodatkowych informacji, Operator może zwrócić się do Użytkownika o ich uzupełnienie.
  5. Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail Użytkownika.

18. Zgłaszanie treści bezprawnych i nadużyć

  1. Zgłoszenia dotyczące treści bezprawnych, naruszeń praw osób trzecich, nadużyć lub zagrożeń bezpieczeństwa można przesyłać na adres hello@complaio.com.
  2. Zgłoszenie powinno zawierać opis naruszenia, wskazanie treści lub Konta, którego dotyczy, oraz dane kontaktowe zgłaszającego.
  3. Operator może podjąć działania odpowiednie do charakteru zgłoszenia, w tym zablokować treść, ograniczyć dostęp do Konta lub skontaktować się z Użytkownikiem.
  4. Adres hello@complaio.com stanowi również punkt kontaktowy Operatora w sprawach dotyczących funkcjonowania Usługi.

19. Zmiany Regulaminu i Cennika

  1. Operator może zmienić Regulamin w przypadku:
    • zmiany przepisów prawa;
    • zmiany funkcji Usługi;
    • zmiany modelu płatności;
    • zmiany dostawców lub integracji;
    • konieczności poprawy bezpieczeństwa;
    • potrzeby doprecyzowania zasad korzystania z Usługi.
  2. O zmianie Regulaminu Operator poinformuje Użytkowników drogą elektroniczną lub przez komunikat w Serwisie.
  3. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Operatora, nie krótszym niż 14 dni od poinformowania Użytkownika, chyba że zmiana wynika z przepisów prawa, bezpieczeństwa lub ma charakter wyłącznie techniczny albo korzystny dla Użytkownika.
  4. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian Regulaminu, może zakończyć korzystanie z Usługi przed wejściem zmian w życie.
  5. Zmiany cen obowiązują od kolejnego Okresu Abonamentowego, chyba że Użytkownik zaakceptuje je wcześniej poprzez wybór lub zmianę Planu Abonamentowego.

20. Postanowienia końcowe

  1. Regulamin jest dostępny pod adresem https://complaio.com/regulamin/.
  2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie ma prawo polskie.
  3. Spory między Operatorem a Użytkownikiem będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.
  4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
  5. Kontakt z Operatorem jest możliwy pod adresem hello@complaio.com.

Scroll to Top