Polityka prywatności

Data obowiązywania: 13.06.2026

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Complaio przetwarza dane osobowe użytkowników strony internetowej complaio.com, użytkowników usługi Complaio, klientów, osób kontaktujących się z nami oraz osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi reklamacji i zwrotów.

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”, oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Aleksy Jezierski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Aleksy Jezierski Complaio
ul. Augustyna Szamarzewskiego 21/2
60-514 Poznań
NIP: 7792589873
REGON: 541989621
e-mail: hello@complaio.com

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się pod adresem: hello@complaio.com.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych, ponieważ obecnie nie ma takiego obowiązku prawnego.

2. Kiedy Complaio jest administratorem, a kiedy podmiotem przetwarzającym

W odniesieniu do danych osób odwiedzających stronę internetową, zakładających konto, kontaktujących się z Complaio, zamawiających usługę, korzystających z panelu lub otrzymujących komunikację od Complaio, działamy jako administrator danych.

Jeżeli klient korzysta z Complaio do obsługi reklamacji, zwrotów, zgłoszeń lub danych swoich klientów końcowych, klient pozostaje administratorem tych danych, a Complaio działa jako podmiot przetwarzający dane na jego zlecenie. W takim przypadku szczegółowe zasady przetwarzania powinny być określone w osobnej umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych przez Complaio jako podmiot przetwarzający określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem https://complaio.com/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych/.

3. Jakie dane osobowe przetwarzamy

Możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• imię i nazwisko;
• nazwę firmy;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres korespondencyjny lub adres siedziby;
• NIP, REGON i dane do faktury;
• dane konta użytkownika, takie jak login, hasło w formie zabezpieczonej, ustawienia konta i historia aktywności;
• dane techniczne, takie jak adres IP, identyfikatory cookies, dane przeglądarki, system operacyjny, logi systemowe i informacje o urządzeniu;
• dane dotyczące korzystania z usługi, takie jak plan abonamentowy, płatności, integracje, konfiguracja konta i aktywność w panelu;
• dane przekazane w korespondencji z nami;
• dane dotyczące reklamacji, zwrotów, zgłoszeń i zamówień, jeżeli są przetwarzane w ramach korzystania z Complaio;
• załączniki przekazywane w ramach reklamacji lub zwrotów, np. zdjęcia produktu, dokumenty, faktury, potwierdzenia zakupu, opisy wad lub inne pliki przesłane przez użytkownika albo klienta końcowego.

Nie prosimy o przekazywanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, wyznaniu, orientacji seksualnej czy dane biometryczne. Jeżeli takie dane zostaną przekazane z inicjatywy użytkownika lub klienta, będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy lub zgodnie z instrukcjami klienta.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

1. Świadczenie usługi Complaio, prowadzenie konta i realizacja umowy
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Obsługa reklamacji, zwrotów, zgłoszeń i komunikacji w ramach usługi
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli dane dotyczą użytkownika Complaio, albo art. 28 RODO, jeżeli Complaio przetwarza dane w imieniu klienta.
3. Obsługa kontaktu, zapytań i korespondencji
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji i udzielaniu odpowiedzi.
4. Rozliczenia, faktury, księgowość i obowiązki podatkowe
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
5. Obsługa płatności przez PayU
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu prawidłowej obsługi płatności.
6. Zapewnienie bezpieczeństwa strony, kont użytkowników i usługi
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie systemu, danych, użytkowników i klientów.
7. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
8. Marketing własnych usług
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadkach wymagających zgody również art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
9. Wysyłka newslettera lub informacji handlowych drogą elektroniczną
   Podstawa prawna: zgoda użytkownika, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.
10. Analityka strony internetowej z wykorzystaniem Google Analytics
    Podstawa prawna: zgoda użytkownika, art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli zgoda jest wymagana dla danego rodzaju cookies lub podobnych technologii.
11. Utrzymanie hostingu, domeny i infrastruktury technicznej
    Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania strony i usługi.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach konieczne do:

• założenia konta;
• korzystania z usługi Complaio;
• obsługi reklamacji, zwrotu lub zgłoszenia;
• otrzymania odpowiedzi na zapytanie;
• zawarcia lub wykonania umowy;
• wystawienia faktury;
• realizacji płatności.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Complaio lub realizację danej sprawy.

6. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane konta i dane związane z korzystaniem z usługi przechowujemy przez czas trwania umowy lub korzystania z konta, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane rozliczeniowe i księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Dane z korespondencji przechowujemy przez okres potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym dane wykorzystywane do newslettera lub wybranych działań analitycznych, przechowujemy do czasu wycofania zgody, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przetwarzania.

Dane marketingowe przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

Dane powierzone przez klientów w ramach korzystania z Complaio przetwarzamy przez czas świadczenia usługi, a po jej zakończeniu zgodnie z umową, instrukcjami klienta oraz zasadami eksportu lub usunięcia danych.

Użytkownik może samodzielnie usunąć konto z poziomu panelu Complaio. Usunięcie konta może nie obejmować danych, które musimy dalej przechowywać ze względu na przepisy prawa, rozliczenia, bezpieczeństwo lub dochodzenie roszczeń.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu działalności i świadczeniu usługi, w szczególności:

• cyber_Folks – hosting i infrastruktura techniczna;
• OVHcloud – obsługa domeny;
• PayU – obsługa płatności;
• Google Analytics / Google Ireland Limited – analityka strony internetowej;
• dostawcom usług poczty elektronicznej, SMTP i narzędzi komunikacyjnych;
• podmiotom obsługującym księgowość, podatki, doradztwo prawne lub techniczne;
• dostawcom narzędzi bezpieczeństwa i utrzymania systemu;
• organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Korzystamy z usług podmiotów, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych i przetwarzają dane na podstawie właściwych umów lub innej zgodnej z prawem podstawy.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Complaio kieruje obecnie swoje usługi do klientów z Polski oraz Unii Europejskiej.

Niektóre narzędzia zewnętrzne, w szczególności Google Analytics lub inne usługi technologiczne, mogą jednak wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.

W takim przypadku stosujemy mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie;
• EU-US Data Privacy Framework, jeżeli dany dostawca jest nim objęty;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
• dodatkowe środki bezpieczeństwa, jeżeli są wymagane.

Użytkownik może uzyskać więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach, kontaktując się z nami pod adresem hello@complaio.com.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw można skontaktować się z nami pod adresem hello@complaio.com.

Jeżeli Complaio przetwarza dane jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, żądanie osoby, której dane dotyczą, może zostać przekazane właściwemu klientowi jako administratorowi danych.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

10. Sprzeciw wobec marketingu

Jeżeli przetwarzamy dane osobowe na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania.

Po otrzymaniu sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać danych w celu marketingu bezpośredniego.

11. Newsletter i komunikacja elektroniczna

Newsletter lub informacje handlowe wysyłamy wyłącznie osobom, które wyraziły na to zgodę, chyba że przepisy prawa dopuszczają inną podstawę kontaktu.

Zgodę na newsletter można wycofać w dowolnym momencie, np. przez link rezygnacji w wiadomości lub kontakt pod adresem hello@complaio.com.

Własne narzędzie mailingowe Complaio oraz SMTP mogą być wykorzystywane do wysyłki komunikatów systemowych, transakcyjnych, technicznych, dotyczących konta oraz, po uzyskaniu odpowiedniej zgody, wiadomości marketingowych.

12. Cookies i Google Analytics

Strona Complaio korzysta z plików cookies i podobnych technologii.

Cookies to niewielkie pliki zapisywane na urządzeniu użytkownika. Mogą być wykorzystywane do zapewnienia prawidłowego działania strony, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk oraz poprawy jakości strony i usługi.

Stosujemy następujące kategorie cookies:

1. Cookies niezbędne
   Są potrzebne do prawidłowego działania strony lub usługi. Nie wymagają zgody użytkownika.
2. Cookies analityczne
   Pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają ze strony. W tym celu możemy korzystać z Google Analytics. Cookies analityczne stosujemy za zgodą użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana.

Nie stosujemy cookies marketingowych, chyba że w przyszłości zostaną wdrożone po odpowiedniej aktualizacji mechanizmu zgód i niniejszej Polityki prywatności.

Użytkownik może zarządzać cookies z poziomu ustawień przeglądarki oraz, jeżeli jest dostępny, z poziomu banera lub panelu zarządzania zgodami na stronie.

Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony lub usługi.

13. Płatności PayU

W przypadku płatności online korzystamy z usług PayU. W związku z realizacją płatności dane niezbędne do obsługi transakcji mogą być przekazywane do PayU.

PayU może działać jako niezależny administrator danych w zakresie obsługi płatności, przeciwdziałania nadużyciom, realizacji obowiązków prawnych oraz rozliczeń.

Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez PayU są określane w dokumentach prywatności PayU.

14. Hosting, domena i infrastruktura

Strona oraz usługa Complaio korzystają z infrastruktury technicznej dostarczanej przez cyber_Folks. Domena jest obsługiwana przez OVHcloud.

Dostawcy infrastruktury mogą przetwarzać dane techniczne, logi systemowe oraz inne dane niezbędne do zapewnienia działania, bezpieczeństwa i dostępności strony oraz usługi.

15. Dane w ramach reklamacji, zwrotów i załączników

Complaio może przetwarzać dane dotyczące reklamacji, zwrotów, zgłoszeń oraz zamówień, w tym dane klientów końcowych sklepów internetowych korzystających z Complaio.

Zakres tych danych może obejmować w szczególności:

• imię i nazwisko klienta końcowego;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• adres dostawy lub adres korespondencyjny;
• numer zamówienia;
• informacje o produkcie;
• opis reklamacji, wady, zwrotu lub zgłoszenia;
• status obsługi sprawy;
• załączniki, takie jak zdjęcia produktu, potwierdzenia zakupu, faktury, dokumenty lub inne pliki.

W zakresie, w jakim dane te dotyczą klientów końcowych klienta Complaio, przetwarzamy je zgodnie z instrukcjami klienta oraz na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępnej pod adresem https://complaio.com/umowa-powierzenia-przetwarzania-danych-osobowych/.

16. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, profilowanie i AI

Obecnie nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na użytkownika wyłącznie w sposób zautomatyzowany.

Obecnie Complaio nie wykorzystuje sztucznej inteligencji do automatycznego podejmowania decyzji dotyczących użytkowników lub klientów końcowych.

W przyszłości Complaio może rozważyć wdrożenie funkcji opartych o sztuczną inteligencję, np. do wspierania analizy, klasyfikacji lub obsługi zgłoszeń. Jeżeli takie funkcje zostaną wdrożone, niniejsza Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania lub najpóźniej w momencie jego rozpoczęcia, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

17. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem.

Środki te obejmują w szczególności:

• kontrolę dostępu do danych;
• zabezpieczenie kont użytkowników;
• ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych celów;
• stosowanie zabezpieczeń technicznych infrastruktury;
• monitorowanie działania systemu;
• tworzenie kopii zapasowych, jeżeli jest to konieczne dla bezpieczeństwa i ciągłości działania usługi.

18. Dane dzieci

Usługa Complaio nie jest kierowana do dzieci. Nie zbieramy świadomie danych osobowych dzieci bez zgody przedstawiciela ustawowego, jeżeli taka zgoda jest wymagana przez prawo.

19. Zmiany Polityki prywatności

Możemy zmieniać niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:

• zmian w przepisach prawa;
• zmian w sposobie działania Complaio;
• wdrożenia nowych funkcji;
• zmiany wykorzystywanych narzędzi lub dostawców;
• zmiany celów lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna pod adresem: https://complaio.com/polityka-prywatnosci/.

20. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami:

Aleksy Jezierski Complaio
ul. Augustyna Szamarzewskiego 21/2
60-514 Poznań
e-mail: hello@complaio.com

Regulamin usługi jest dostępny pod adresem: https://complaio.com/regulamin/.